Cumplimiento de la protección de datos en la empresa (2023) – ¿Qué hay que tener en cuenta?

Cuando hablamos de cumplimiento en materia de protección de datos, nos referimos a ciertas directrices que una organización debe seguir para garantizar la seguridad de sus procesos.

Compliance significa literalmente «adhesión» u «observancia». Por tanto, se refiere a la aplicación y el cumplimiento de las leyes y las directrices internas de la empresa que se derivan de ellas. Las autoridades supervisoras establecen directrices para cada norma, de modo que una empresa sepa exactamente cómo adherirse a las normas de cumplimiento.

Cada directriz que formula una empresa contiene especificaciones detalladas sobre el tratamiento de los datos y la comunicación digital. Como el cumplimiento de la normativa se basa principalmente en directrices y no en leyes, no hay consecuencias legales directas en caso de infracción. Por tanto, se trata sobre todo de normas que deben cumplir los empleados y las partes interesadas de una empresa. Cumplimiento Protección de datos

¿Por qué y cuándo es necesario el cumplimiento normativo en una empresa?

El objetivo principal del cumplimiento normativo en una empresa es evitar casos de responsabilidad, infracciones de la normativa y pagos de indemnizaciones. También pretende garantizar que los clientes reciban un trato que redunde en su propio beneficio.

Que un sistema de cumplimiento sea necesario o incluso exigido por la ley depende de determinados factores. El tamaño de la empresa desempeña un papel primordial. Cuantos más empleados trabajen en una empresa, más importante será la introducción y el cumplimiento de una normativa de cumplimiento.

La necesidad de un sistema de cumplimiento también depende del sector, del tipo de empresa y de si la empresa cotiza en bolsa. Mientras la empresa no se dedique a la banca y el comercio de valores, la ley no exige necesariamente un departamento de cumplimiento. Cumplimiento en materia de protección de datos

La salida a bolsa de una empresa, por ejemplo, siempre va acompañada de requisitos legales y nuevas obligaciones. Cumplimiento Protección de datos

Cumplimiento y protección de datos: ¿cuál es la diferencia?

Cumplimiento es el término que designa las directrices y normas establecidas en una organización. Difieren entre empresas y organizaciones.

La protección de datos está normalizada en la UE. Desde el 25 de mayo de 2018, la ley correspondiente, el GDPR, se aplica en toda la UE.

Por lo tanto, el cumplimiento dentro de la empresa debe estar alineado con las leyes aplicables. Sin embargo, el cumplimiento en una organización también regula todas las demás áreas importantes, no solo la protección de datos. También hay diferencias en las profesiones que se derivan de los respectivos ámbitos.

El delegado de protección de datos actúa como órgano independiente, como asesor. Su tarea es garantizar el cumplimiento del GDPR dentro de la empresa. Los responsables de cumplimiento deben garantizar el cumplimiento de todas las directrices importantes en una empresa, desde temas como la comunicación y el tratamiento de la información hasta la legislación antimonopolio y la corrupción.

Muchas empresas utilizan un sistema de gestión de dispositivos móviles (MDM) para comprobar y cumplir con el GDPR y el cumplimiento interno en los dispositivos de los empleados. 

Cumplimiento Protección de datos

Proteger los datos personales con un sistema de gestión del cumplimiento

Muchas organizaciones están interesadas en garantizar que su cumplimiento interno sea funcional, se respete y ocupe poco tiempo. Un sistema de gestión del cumplimiento ayuda a algunas organizaciones a conseguirlo.

La formación de los empleados en materia de cumplimiento es otra forma de garantizarlo. Cumplimiento Protección de datos

¿Qué temas y ámbitos de cumplimiento deben tenerse en cuenta?

Las directrices de cumplimiento afectan a todas las áreas de la empresa. También afectan a otras partes interesadas, como clientes, empleados, proveedores de servicios y socios colaboradores. Esto se debe a que todos ellos entran en contacto con los temas de protección de datos de la empresa tarde o temprano.

Los programas de cumplimiento en las empresas abarcan temas como la protección de datos, así como la lucha contra la corrupción y el blanqueo de dinero. La introducción de un sistema de denuncia de irregularidades es también un componente central. Los sistemas de denuncia de irregularidades regulan la gestión de las infracciones y la protección de los denunciantes.

Al ampliar o crear un departamento empresarial completamente nuevo, es esencial garantizar que se incluya el cumplimiento y, si es necesario, que el responsable de cumplimiento se implique adecuadamente para establecer un sistema limpio y sin errores desde el principio.

Cumplimiento de la protección de datos con un sistema de denuncia de irregularidades

La Directiva sobre denuncia de irregularidades de la UE está en vigor en la legislación de la UE desde finales de 2021. Obliga a las empresas europeas a establecer un sistema de denuncia de irregularidades. Los riesgos de cumplimiento y las infracciones deben reconocerse en una fase temprana a través de la información anónima de los denunciantes. Los sistemas de denuncia son, por tanto, parte integrante de los sistemas de cumplimiento de las empresas.

Sin embargo, esto sólo funciona si la identidad del denunciante puede permanecer en secreto. Aquí es donde entra en juego la protección de datos: independientemente de cómo aplique una empresa su sistema de denuncia de irregularidades, los datos personales del denunciante son especialmente sensibles y, por lo tanto, deben estar especialmente bien protegidos. Por lo tanto, el responsable de cumplimiento debe sentarse con el responsable de protección de datos y elaborar juntos un concepto sensato.

Cumplimiento de la normativa de protección de datos: ¿Qué datos son especialmente sensibles?

Todos los datos personales deben protegerse con especial cuidado. Esto incluye todos los datos personales generales (nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de teléfono, etc.), así como los datos bancarios, de localización, del seguro médico o de la seguridad social. Las direcciones IP y otros datos de localización también entran en el ámbito sensible.

También se incluye la información sobre la propiedad (titularidad de vehículos, propiedad de bienes inmuebles, inscripciones en el registro de la propiedad, etc.). Y, por supuesto, datos físicos sobre el aspecto, la estatura o el estado de salud de la persona.

En el caso de las empresas online, se incluyen datos de clientes sobre pedidos y comportamiento de compra, datos de cuentas, contraseñas y dirección.

¿Qué hace un responsable de cumplimiento o compliance officer?

Un responsable de cumplimiento es un tipo de responsable de protección de datos que se emplea principalmente en grandes empresas con presencia digital para hacer cumplir la normativa de la empresa y supervisar su cumplimiento.

En las pequeñas y medianas empresas, suele haber un solo responsable de cumplimiento; en las grandes empresas y grupos, hay departamentos enteros en los que trabajan varios responsables de cumplimiento.

Las empresas utilizan software de gestión de dispositivos móviles para cumplir con el cumplimiento interno y el GDPR. Una solución de este tipo facilita enormemente el cumplimiento.

¿Cuándo se necesita un delegado de protección de datos?

Según las disposiciones del RGPD de la UE, una empresa con 20 o más empleados que participen regularmente en el uso de datos personales está obligada a nombrar a un responsable de la protección de datos. Es aconsejable nombrar a la persona por escrito.

Sin embargo, en algunos casos especiales, una empresa está obligada a nombrar a un responsable de la protección de datos si…

• se tratan tipos especiales de datos personales (por ejemplo, sobre creencias políticas o religiosas, origen étnico, vida sexual, salud)

• el área principal de la empresa radica en la recogida, tratamiento u otro uso de datos personales.

El responsable de la protección de datos está sujeto al deber de confidencialidad y tiene derecho a negarse a declarar.

El responsable de la protección de datos también está sujeto a una protección especial contra el despido.

¿Cuáles son las tareas de un delegado de protección de datos?

La principal tarea de un delegado de protección de datos es comprobar si se cumplen las disposiciones de la ley de protección de datos al tratar datos personales.

Comprueba los procedimientos y procesos en la empresa y se asegura de que el cumplimiento en la empresa se ajusta al Reglamento General de Protección de Datos.

Si se detectan violaciones e infracciones de la protección de datos o se identifican riesgos potenciales de infracción, es tarea del responsable, en consulta con la dirección, encontrar soluciones y rectificar los errores.

¿Cuál es la diferencia entre seguridad informática y conformidad informática?

Aunque la seguridad informática está integrada en el cumplimiento normativo, ambos se centran en cosas diferentes. El cumplimiento se centra en la ciberseguridad, la supervisión y la protección de los datos de los usuarios.

La seguridad se centra específicamente en la protección de los datos, la fiabilidad de las operaciones, la identificación de vulnerabilidades y el mantenimiento de los usuarios informados de las últimas tendencias. La seguridad informática abarca todas las estrategias para proteger el entorno empresarial. La conformidad informática abarca cuestiones específicas y exige que las organizaciones establezcan una infraestructura definida para proteger los datos.

Ambas categorías son necesarias para proteger los datos, pero el cumplimiento es un problema para las organizaciones que deben seguir las normas al pie de la letra o enfrentarse a cuantiosas multas. Las directrices de cumplimiento pueden ser estrictas, pero ayudan a las empresas a aprender las mejores prácticas de ciberseguridad y protección de datos.

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