Externalización informática – Por qué las principales empresas recurrirán a proveedores externos de servicios informáticos en 2023

Tiempo de lectura: 8min | Autor: Lukas Dubiel | 30.03.2023

Una tendencia reconocible en el curso de la digitalización es la externalización de servicios y conocimientos informáticos a empresas de TI externas. El auge rápido y sin precedentes de la tecnología en la cloud ha facilitado cada vez más el traslado de datos y aplicaciones, incluida toda una infraestructura, a la cloud. Como se trata de un proceso muy complejo y complicado, puede merecer la pena consultar a expertos externos en TI.

A continuación le explicamos por qué la externalización de TI ofrece enormes oportunidades de crecimiento y cómo puede obtener una ventaja competitiva para su empresa.

La externalización informática consiste en encargar a un proveedor de servicios externo (o proveedor de servicios gestionados) la gestión y el soporte de los sistemas y procesos informáticos de una empresa.

La externalización de TI puede abarcar una amplia gama de servicios informáticos, como la gestión de dispositivos móviles, la gestión de redes, las soluciones en la nube, el servicio de asistencia o la ciberseguridad. La externalización de TI ofrece a las empresas acceso a conocimientos especializados y tecnologías y recursos avanzados de los que pueden no disponer internamente y, en el mejor de los casos, permite ahorrar costes y aumentar la eficiencia.

Las relaciones de externalización informática suelen regirse por Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA). Un SLA define las condiciones y objetivos que se acuerdan contractualmente con el proveedor de servicios de TI para permitir el máximo nivel de calidad del servicio. Suele contener parámetros mensurables como la disponibilidad, el rendimiento, los tiempos de respuesta y los plazos de tramitación de los problemas.

Por qué cada vez más empresas optan por la externalización informática

Ahorro de costes: La externalización de TI permite a las empresas reducir los costes de contratación y formación del personal de TI, de adquisición y mantenimiento de la infraestructura y el software de TI.

Acceso a la experiencia: La externalización de TI permite a las empresas beneficiarse de la experiencia y los conocimientos de expertos en TI y proveedores de servicios externos, que suelen tener amplios conocimientos de tecnologías y aplicaciones específicas.

Centrarse en las competencias básicas: La externalización de TI permite a las empresas centrarse en sus competencias básicas mientras confían en especialistas externos en TI para cuidar de su infraestructura y aplicaciones de TI.

Mayor seguridad: los proveedores externos de servicios informáticos suelen ofrecer un mayor nivel de seguridad para los sistemas y datos informáticos, ya que cuentan con conocimientos especializados en áreas como la ciberseguridad y la protección de datos.

Acceso a las últimas tecnologías: La externalización de TI puede permitir a las organizaciones acceder a las últimas tecnologías de forma más rápida y rentable mediante el acceso a la experiencia y los servicios de TI de un proveedor de servicios de TI.

Mejora de la eficiencia: los proveedores externos de servicios de TI a menudo pueden proporcionar procesos de TI más eficientes y automatizados, lo que permite a las empresas centrarse no sólo en sus competencias básicas, sino también en el crecimiento y la expansión.

La tendencia se inclina hacia la externalización de TI

Las cifras muestran un aumento constante del gasto mundial en externalización de TI. Lo mismo ocurre en Alemania. La demanda de servicios gestionados y conocimientos informáticos crece más deprisa de lo que puede satisfacer el mercado de especialistas en TI. Los puestos de trabajo anunciados en el sector de TI, en particular, permanecen sin cubrir durante mucho tiempo.

Una consecuencia lógica de ello es que las empresas recurren cada vez más a los servicios de expertos externos en TI. Las pequeñas y medianas empresas (PYME) dependen especialmente de la subcontratación informática: más de la mitad de las PYME recurren actualmente a servicios informáticos externos.

Algo menos de una cuarta parte de las grandes empresas y corporaciones recurren a servicios informáticos externos. En muchos casos, las empresas también utilizan un modelo híbrido en el que la mayoría de las tareas informáticas se realizan internamente y sólo se recurre a un proveedor de servicios externo para problemas específicos.

¿Es importante para su empresa la externalización a un único proveedor o a varios?

La externalización de proveedor único significa que una empresa subcontrata todas sus necesidades de externalización a un único proveedor de servicios. El proveedor único es, por tanto, responsable de todos los aspectos de los servicios de externalización, desde la planificación y la implementación hasta la gestión y el funcionamiento de los servicios. En este modelo, el proveedor de servicios de TI suele proporcionar un punto de contacto fijo para el cliente, lo que puede facilitar la comunicación y la administración.

Por otro lado, la externalización de múltiples proveedores significa que una empresa contrata a varios proveedores de servicios para sus necesidades de externalización. En este modelo, cada empresa puede cubrir diferentes áreas de servicios de externalización, en función de sus habilidades y competencias. Esto puede dar a la empresa más flexibilidad y control, ya que no depende de un único proveedor de servicios. El inconveniente, sin embargo, es que la gestión y coordinación de múltiples proveedores de servicios es más compleja y puede resultar más difícil definir y supervisar todas las responsabilidades.

¿Hay alguna diferencia entre un socio de servicios gestionados y un socio de externalización de TI?

Un Managed Service Partner (MSP) y un IT Outsourcing Partner (ITO) prestan servicios de TI, pero difieren en la forma en que estructuran sus servicios y establecen la relación con el cliente.

Un MSP suele ofrecer una amplia gama de servicios de TI, como supervisión de redes, gestión de datos, asistencia técnica y ciberseguridad. Además, con un MSP, los servicios suelen prestarse mediante una suscripción mensual, por la que el cliente paga una cuota mensual para utilizar los servicios del MSP. El MSP suele trabajar en estrecha colaboración con el cliente e implanta una solución flexible y escalable que satisface sus necesidades.

Un socio ITO, por su parte, ofrece una solución integral de externalización informática en la que la empresa externaliza toda o parte de su infraestructura informática al socio ITO. El socio ITO asume toda la responsabilidad de la gestión y el mantenimiento de la infraestructura informática del cliente y, en el mejor de los casos, garantiza no sólo el cumplimiento de los objetivos, sino también un alto nivel de calidad del servicio mediante un acuerdo de nivel de servicio (SLA).

A diferencia de un MSP, la relación entre un socio de externalización y el cliente suele ser más formal y estar diseñada para una colaboración a largo plazo.

Externalización de TI con almacenamiento de datos en Alemania

La externalización de una operación de TI en la región del norte, especialmente en Alemania, conlleva el aspecto de que debe tenerse en cuenta el cumplimiento del GDPR. Las empresas que procesan datos personales en Alemania deben asegurarse de que cumplen los requisitos del GDPR, incluido el cumplimiento de los principios de protección de datos, la presentación de declaraciones de protección de datos y la aplicación de medidas de seguridad.

Además, las empresas suelen tener que celebrar contratos de tratamiento de datos con sus proveedores de servicios para garantizar que los servicios informáticos reservados cumplen la normativa.

En Alemania, también es posible obtener una certificación si se puede garantizar un determinado nivel de protección de datos. Por ejemplo, las empresas pueden certificarse con la ayuda de la norma ISO/IEC 27701:2019. Esto también se conoce como Sistema de Gestión de la Información sobre Privacidad (PIMS).

El papel estratégico de la externalización de TI para las empresas digitalmente avanzadas

La externalización de TI puede desempeñar un papel decisivo en la transformación digital de las empresas. Las ventajas mencionadas anteriormente ofrecen una serie de oportunidades estratégicamente ventajosas.

Cuanto más capaz sea una organización de trasladar procesos, datos y aplicaciones a la nube, más flexible podrá reaccionar ante circunstancias cambiantes.

Además, las empresas que confían plenamente en la nube pueden permitir a sus empleados organizar su trabajo de forma más flexible. Esto significa que los dispositivos finales se pueden configurar más rápidamente en la red de la empresa y se les puede conceder acceso, garantizando un trabajo independiente del tiempo y la ubicación. Los proveedores de servicios de externalización informática ayudan a las empresas a crear una infraestructura en la nube segura y escalable y a mantenerla a largo plazo.

Proveedores de servicios informáticos en el extranjero:
¿Un riesgo potencial?

Los proveedores de servicios informáticos en el extranjero pueden aportar ventajas a las empresas, pero también algunos riesgos. Las dificultades de comunicación y un control más difícil del servicio pueden provocar retrasos, mayores costes y consecuencias legales.

Los requisitos normativos y de cumplimiento internacionales también pueden suponer un riesgo adicional. Por ejemplo, si una empresa transmite datos personales u otra información confidencial a un proveedor de servicios informáticos en el extranjero, debe cumplir la legislación aplicable sobre protección de datos y otros requisitos normativos. Si el proveedor de servicios no es capaz de cumplir estos requisitos, puede dar lugar a violaciones de la protección de datos y, por tanto, a multas elevadas.

Aparte de esto, pueden surgir complicaciones rápidamente si surge un problema directamente in situ. No todos los servicios informáticos pueden gestionarse digitalmente. Es muy difícil que un socio de TI en el extranjero realice una intervención de emergencia en las instalaciones del cliente.

Por lo tanto, las empresas deben estudiar detenidamente y tomar las medidas adecuadas para minimizar estos riesgos. Por tanto, como empresa con sede en la región DACH, es aconsejable elegir un proveedor de servicios informáticos que también proceda de la región DACH para descartar los riesgos mencionados.

¿Qué funciones informáticas se externalizan con más frecuencia?

Hay muchos servicios informáticos diferentes que una empresa puede externalizar a un proveedor de servicios externo. Los servicios informáticos externalizados con más frecuencia son:

Servicios en la cloud: La computación en nube es una de las áreas de externalización de más rápido crecimiento. Las empresas pueden utilizar los servicios en la nube para alquilar espacio de almacenamiento, potencia informática y aplicaciones.

Administración de redes: la administración de la red o redes de la empresa suele externalizarse. Esto ayuda a las empresas a centrarse mejor en su actividad principal.

Ciberseguridad: Una práctica muy extendida entre las empresas es externalizar su ciberseguridad, es decir, la seguridad informática. La razón suele ser que la mayoría de las empresas no tienen los conocimientos necesarios.

Gestión de bases de datos: muchas empresas recurren a un proveedor externo de servicios informáticos para gestionar más eficazmente enormes cantidades de datos.

También suelen externalizarse algunos procesos empresariales. Es lo que se conoce como externalización de procesos empresariales.

Como posible socio de externalización de TI, jemix puede ayudarle con todos estos servicios. Gracias a nuestros expertos en los respectivos campos, puede confiar en una rápida asistencia experta en casos de emergencia y cuando surjan preguntas.

¿Qué es la externalización informática onshore, nearshore y offshore?

Onshore, nearshore y offshore son términos utilizados en relación con los procesos empresariales y la elección de la ubicación de las actividades empresariales. jemix, por ejemplo, con sede en Alemania, es un socio de externalización onshore de otras empresas alemanas.

Onshore se refiere a las actividades empresariales que tienen lugar en el mismo país en el que está ubicada la empresa. Por lo tanto, una empresa de TI asociada con sede en Alemania es el socio onshore de una empresa alemana.

Nearshore se refiere a las actividades empresariales que tienen lugar en un país vecino o cercano. Esto significa que la empresa se externaliza a otro país situado en la misma región.

Offshore se refiere a las actividades empresariales que tienen lugar en un país geográficamente distante del país de origen de la empresa. La externalización extraterritorial en TI se lleva a cabo para ahorrar costes, por ejemplo, porque los costes de electricidad son más baratos o el servicio de nube adecuado se opera a través de un centro de datos en el extranjero.

Acuerdos de nivel de servicio (SLA): definición contractual de servicios y expectativas

Un acuerdo de nivel de servicio (SLA) es un acuerdo entre un proveedor de servicios y un cliente que especifica la prestación de servicios en términos de calidad, disponibilidad y rendimiento.

Un SLA bien diseñado garantiza el cumplimiento de las expectativas del cliente en cuanto a calidad y fiabilidad de los servicios informáticos del proveedor.

Para tener éxito en la externalización de TI con un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA), los requisitos de nivel de servicio deben estar claramente definidos y cuantificados para crear objetivos y mediciones claros. El SLA debe incluir procedimientos de escalado, penalizaciones contractuales y bonificaciones, y debe supervisarse y actualizarse periódicamente para garantizar que el servicio satisface las necesidades del cliente.

También proporciona una base para supervisar y evaluar el rendimiento del proveedor de servicios informáticos y puede utilizarse como herramienta para negociar precios y servicios. Un SLA también puede ayudar a mejorar el servicio al cliente definiendo objetivos y responsabilidades claros para el proveedor de servicios informáticos.

Los componentes de un acuerdo de nivel de servicio en TI suelen ser:

1. una descripción clara de los servicios que se prestarán.

2. disponibilidad: definición de la disponibilidad garantizada de los servicios en un plazo determinado, por ejemplo «las veinticuatro horas del día» o durante el horario comercial.

3. tiempo de respuesta: tiempo máximo que necesita el proveedor de servicios para responder a la consulta del cliente.

4. procedimiento de escalado: Un procedimiento que especifica cómo se escalarán los problemas si no pueden resolverse en el tiempo especificado.

5. responsabilidades: Reparto de responsabilidades entre el proveedor de servicios y el cliente.

6. descargo de responsabilidad: declaración que limita o excluye la responsabilidad del proveedor de servicios si los problemas se deben a circunstancias imprevistas.

Por lo tanto, un acuerdo de nivel de servicio bien pensado y transparente es una parte importante del éxito de una relación de externalización de TI.

Protección de datos en la externalización informática

Es evidente que, antes de celebrar un contrato con un socio internacional, hay que asegurarse de que la empresa de TI que se va a seleccionar como socio de externalización esté ubicada en un país que disponga de normativa legal sobre protección de datos.

El proveedor de externalización informática también debe dar una impresión de confianza. Si, por ejemplo, hay incidentes de problemas y fallos por parte de la empresa con respecto a la seguridad de los datos, es más probable que sea una razón para no establecer una asociación.

Las certificaciones ISO y las asociaciones premium son una forma válida de averiguar si el socio cuenta con los conocimientos necesarios en sus propias filas para garantizar la protección de datos durante el proyecto informático.

Las empresas también deben comprobar siempre si se cumplen las normas de protección de datos del socio de externalización informática. Para ello, los sistemas y procesos informáticos pueden ser auditados por otra empresa o por un departamento interno de protección de datos.

Como ya se ha mencionado, es muy importante establecer disposiciones contractuales claras que garanticen la protección de los datos personales y el cumplimiento de las leyes de protección de datos. El contrato también debe contener disposiciones que restrinjan el acceso a los datos y garanticen su protección en todas las fases del proceso de externalización informática.