BYOD | Todo lo que debe saber sobre «Bring Your Own Device» en la empresa

Bring Your Own Device (BYOD) en la empresa

A medida que avanza la digitalización, muchas empresas apuestan por empleados ágiles y flexibles. Un modelo popular para conseguirlo es el de «Trae tu propio dispositivo». Infórmate sobre las oportunidades y los riesgos del BYOD en el siguiente artículo.

¿Qué significa «Traiga su propio dispositivo»?

Por lo general, el empresario está obligado a proporcionar a los empleados todo el equipo que necesiten para su trabajo. Sin embargo, a menudo tiene más sentido que los empleados utilicen sus propios dispositivos.

El término «traiga su propio dispositivo» significa que los dispositivos privados de los empleados también se utilizan en la empresa.

Para muchos empleados, es más cómodo utilizar sus propios dispositivos privados para fines profesionales. El modelo también tiene sentido para una empresa desde el punto de vista de los costes. No hay necesidad de hacer nuevas compras técnicas para cada empleado.

Sin embargo, este concepto de uso de dispositivos en la empresa también alberga algunos riesgos y conlleva algunas desventajas.

 

¿Cuáles son las ventajas de BYOD?

La principal ventaja del BYOD para la empresa es la eliminación de los costes de adquisición. Si la empresa proporciona constantemente nuevos dispositivos a sus empleados, se generan costes adicionales. Los empleados que utilizan su propio dispositivo para fines profesionales tienen mucha más experiencia en el uso del dispositivo. Están mucho más familiarizados con sus propias configuraciones y funciones predeterminadas.

En lugar de cambiar constantemente entre dos dispositivos finales, se utiliza un único dispositivo para fines laborales y privados. Como resultado, pueden trabajar de forma más eficiente y flexible. Por regla general, esto también aumenta la satisfacción de los empleados.

Otra ventaja es el manejo más cuidadoso de los dispositivos. Si el dispositivo final sigue siendo propiedad del empleado, cabe esperar un manejo más cuidadoso de los dispositivos. Los dispositivos que sólo son propiedad de los empleados pero pertenecen a la empresa suelen tener una vida útil más corta.

La sostenibilidad en la empresa es un tema cada vez más importante. El uso de BYOD también puede verse desde esta perspectiva. Los empleados sólo utilizan un dispositivo para todos los fines. Menos smartphones y portátiles significan menos residuos electrónicos. La empresa es, por tanto, más respetuosa con el medio ambiente y más eficiente.

He aquí un resumen de las ventajas de Bring Your Own Device:

• Se eliminan los costes de adquisición para la empresa
• Los empleados se familiarizan con las funciones y la configuración predeterminada
• Mayor flexibilidad para los empleados al utilizar un dispositivo en lugar de dos
• Se promueve la sostenibilidad en la empresa
• Manejo más cuidadoso de los dispositivos propios por parte de los empleados

¿Cuáles son los riesgos de utilizar dispositivos personales en la empresa?

El uso de dispositivos finales a través de BYOD no sólo tiene ventajas, sino también algunos riesgos que deben tenerse en cuenta. Por ello, los empresarios y los empleados deben informarse lo suficiente para minimizar los riesgos y los inconvenientes.

Protección y seguridad de los datos

El uso de dispositivos finales privados en la empresa alberga riesgos para la ciberseguridad. En concreto, afecta a la seguridad y protección de los datos en la empresa. En particular, la ignorancia o el comportamiento negligente por parte de los empleados puede dar lugar a problemas considerables. Las directrices de cumplimiento correspondientes están diseñadas para proteger a los empleados de la empresa precisamente de esto.

A menudo se descargan aplicaciones por descuido o se abren correos electrónicos desconocidos. Como resultado, el malware puede entrar en la red de la empresa si esto ocurre durante el uso privado.

Para garantizar la protección y seguridad de los datos, las soluciones de software MDM ofrecen la separación de la vida laboral y privada en el smartphone mediante los llamados contenedores, en los que ya no hay intercambio entre las áreas privada y empresarial.

Derechos de propiedad industrial

Cuando los empleados utilizan aplicaciones de pago en sus dispositivos privados, a menudo desconocen que están sujetas a restricciones de licencia. Algunas licencias de software no permiten el uso comercial de la aplicación. Esto puede dar lugar a infracciones de la licencia o de los derechos de autor.

Obligaciones de documentación y conservación

Los datos sujetos a obligaciones de documentación y conservación suelen generarse durante el trabajo. Puede tratarse, por ejemplo, de correos electrónicos comerciales y fiscales. La legislación establece que estos datos deben conservarse durante un máximo de 10 años.

Para cumplir este requisito, los datos deben estar siempre disponibles en el sistema de almacenamiento de la empresa. Los datos relevantes deben sincronizarse con la correspondiente base de datos de la empresa a intervalos regulares.

¿Qué ocurre cuando un empleado deja la empresa?

Cuando un empleado deja la empresa, naturalmente conserva su dispositivo final. Sin embargo, está obligado a transferir a la empresa todos los datos relacionados con su actividad. A continuación, estos datos deben eliminarse del propio dispositivo del empleado, lo cual es casi imposible de comprobar. Aquí es donde la Gestión de Dispositivos Móviles (MDM) puede ayudar.

¿Cuáles son las alternativas al BYOD?

Además del BYOD, existen otros conceptos de uso común para la utilización de dispositivos finales en las empresas. Estos difieren en la propiedad del dispositivo y en las competencias y requisitos de cumplimiento para los usuarios, es decir, los empleados de una empresa.

CYOD – elige tu propio dispositivo

Con esta opción, los empleados pueden seleccionar su nuevo dispositivo final de empresa de una lista de dispositivos compatibles. La empresa se asegura de que los dispositivos sean adecuados para el uso empresarial y para las aplicaciones de la empresa, y de que sean seguros.

COBO – propiedad de la empresa, sólo para empresas

La empresa es propietaria del dispositivo y se lo proporciona a los empleados, incluido el contrato. El dispositivo final está disponible únicamente para uso empresarial.

COPE – propiedad de la empresa, habilitación personal

Los dispositivos finales son propiedad de la empresa. El dispositivo se pone a disposición del empleado. Con esta política, el dispositivo también puede utilizarse de forma privada.

Éxito con BYOD gracias al software de gestión de dispositivos móviles

Un sistema de gestión de dispositivos móviles (MDM) debe utilizarse para ofrecer a las empresas una visión general de los dispositivos utilizados por sus empleados. El software MDM puede utilizarse para gestionar tanto los dispositivos finales propiedad de la empresa como los dispositivos finales privados de los empleados que se utilizan con fines empresariales.

Con una solución MDM, se pueden emitir autorizaciones y políticas de acceso. De este modo, se pueden respetar las directrices de cumplimiento de la empresa al utilizar los dispositivos.

Gracias a la gestión de dispositivos móviles, la empresa también puede comprobar si se cumple el GDPR en la empresa.

Con el software MDM adecuado y el socio de TI adecuado, BYOD puede introducirse y aplicarse con éxito en la empresa.